KI-gestütztes Tendermanagement für internationale Projektlogistik

Bereits umgesetzte Lösungsansätze: - Nutzung einer gemeinsamen Outlook-Inbox für den Eingang und die Übernahme von Tendern. - Manuelle Sichtung und Auswertung der eingehenden Tender-Dokumente durch Mitarbeitende. - Erstellung benötigter Dokumente, insbesondere Packlisten in Excel mit zu transportierenden Teilen, Maßen und Gewichten. - Ermittlung benötigter Transportmittel und Größen im weiteren Bearbeitungsprozess. - Abfrage von Kosten und Verfügbarkeiten über Agenten-Netzwerke oder etablierte Partnernetzwerke, häufig per E-Mail. - Strukturierung der Bearbeitung in die vier Projektstufen Inbox, in Bearbeitung, Follow-up und Operations. Mögliche Lösungsansätze: - Pilotierung einer KI-gestützten Lösung zur Automatisierung und Beschleunigung des Tendermanagement-Prozesses. - Automatisierte Analyse eingehender Ausschreibungen und strukturierte Aufbereitung relevanter Informationen. - Nutzung historischer Projektdaten für datengetriebene Kostenvoranschläge auf Basis ähnlicher vergangener Projekte.

Must-have: - Automatisierte Analyse eingehender Tender-Dokumente in Excel, Word und PDF. - Extraktion relevanter Informationen wie Transportgüter, Maße, Gewichte, Routen und Fristen. - KI-gestützte Erstellung eines strukturierten Zielformats anhand einer Vorlage, beispielsweise einer Packliste im Excel-Zielformat auf Basis extrahierter Tender-Daten. - Unterstützung entlang des gesamten Tendermanagement-Prozesses von der initialen Kostenschätzung bis zum Bid beziehungsweise RfQ. - Nutzung historischer Projektdaten und ähnlicher vergangener Transporte für die Angebotsformulierung bei neuen Tendern. - Unterstützung verschiedener Sprachen, mindestens Deutsch und Englisch. - Fokus des Pilotprojekts auf den Kernprozess vom Eingang eines Tenders per E-Mail über die automatisierte Dokumentenanalyse bis zur Erstellung einer strukturierten Packliste und einer ersten preislichen Indikation. Nice-to-have: - Automatisches Erkennen und Flaggen ähnlicher, bereits bearbeiteter Projekte zur Vermeidung von Doppelarbeit.